Under indflydelse af kunstig intelligens (AI) fortsætter den digitale arbejdsplads med at udvikle sig hurtigt. Økonomisk pres, ændringer i lovgivning og teknologiske fremskridt accelererer outsourcing, digitalisering og automatisering. AI bliver den centrale drivkraft – fra intelligent dokumentfangst og -behandling til forebyggende cybersikkerhed samt etisk og lovmedholdelig anvendelse i overensstemmelse med EU’s AI-lov og Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Her er Konica Minoltas forudsigelser for de vigtigste tendenser i den digitale arbejdsplads, der vil definere 2026.
Tendens 1: Stigende omkostninger accelererer outsourcing, digitaliseringsinitiativer og AI-drevet automatisering
Midt i global økonomisk usikkerhed står virksomheder over for stigende omkostningstryk fra flere fronter – toldsatser, inflation, forstyrrelser i forsyningskæden og geopolitiske konflikter. Ifølge KPMG forstærker protektionistiske handelsstrategier og volatile energimarkeder det finansielle pres på tværs af sektorer. Inden for print- og dokumentstyring viser Quocircas forskning, at omkostninger ofte nævnes som den største udfordring for virksomheder.
Outsourcing af visse tjenester samt automatisering drevet af AI kan derfor bidrage betydeligt til omkostningsreduktion. Dette inkluderer Managed Print Services (MPS) og Cloud Print Services, som aflaster IT-afdelinger gennem automatisering og ekspertstøtte. MPS kan reducere hardware-, forbrugs- og driftsomkostninger, skabe transparens og kontrol over udgifter samt realisere besparelsespotentiale. Cloud-baserede løsninger reducerer investeringer i servere og vedligeholdelse og muliggør en fleksibel pay-as-you-go-prismodell, der skalerer med brugen.
Desuden kan digitalisering af dokumenter – i stigende grad understøttet af AI-baseret indfangning, klassifikation og behandling – hjælpe med at reducere skjulte administrative og driftsmæssige omkostninger forbundet med fysisk og manuel håndtering af dokumenter og interne processer. Dette sparer virksomheder for papir-, print- og forsendelsesomkostninger, da dokumenter oprettes, deles og arkiveres digitalt. Lagrings- og søgeomkostninger reduceres også, da digitale, AI-understøttede systemer giver hurtig adgang uden behov for fysiske arkiver.
Konica Minolta anvender AI i sine Managed Print Services (MPS) til at forudsige forbrug og vedligeholdelsesbehov, automatisk genopfylde forsyninger, overvåge enheder, opdage potentielle problemer tidligt og løse dem proaktivt – hvilket reducerer driftsomkostninger og nedetid betydeligt. Cloud Print Services inkluderer løsninger som Workplace Pure og YSOFT SAFEQ Cloud fra Konica Minolta, som leverer en centralt administreret, sikker og omkostningseffektiv print- og workflow-infrastruktur. Konica Minoltas Intelligent Information Management anvender AI-teknologier til at muliggøre papirløse processer, hurtigere workflows og samarbejde på tværs af lokationer og enheder. Løsningen sikrer sikkerhed og compliance med revisionssikre arkiver samtidig med, at produktivitet øges og driftsomkostningerne reduceres.
Tendens 2: Selv hvis papir forbliver, vil AI-dokumentbehandling blive afgørende
Trods mange års digitaliseringsindsats er papir stadig dybt forankret i mange virksomheders processer – ifølge Quocirca opererer kun 14 % af virksomhederne i et fuldstændigt papirfrit miljø. I 2026 vil organisationer i stigende grad prioritere intelligent dokumentfangst som en central driver for digital transformation – drevet af AI. Ifølge Quocirca planlægger 76 % af organisationerne at investere i cloud-baseret dokumentfangst, og 73 % sigter mod Intelligent Document Processing (IDP).
IDP er brugen af kunstig intelligens til automatisk at fange, klassificere, udtrække og organisere data fra dokumenter. IDP muliggør også AI-drevet opsummering, spørgsmål til dokumenter, oversættelser og meget mere – alt sammen med høj pålidelighed og minimal manuel indsats.
Konica Minoltas AI-drevne Intelligent Document Processing-løsninger automatiserer dokumentfangst, klassifikation og genfinding – hvilket reducerer fejl, sparer tid og tilføjer funktioner som opsummering og oversættelse. Konica Minolta tilbyder en række intelligente dokumentløsninger såsom M-Files, Document Navigator, Waidok, Microsoft 365 Copilot og Workplace Pure. Disse IDP-løsninger anvender AI, ML (Machine Learning) og NLP (Natural Language Processing) til at behandle både struktureret og ustruktureret indhold med højere hastighed, præcision og konsistens.
Tendens 3: Datadrevet AI-baseret ESG-rapportering
ESG-landskabet i Europa er præget af usikkerhed: På grund af Omnibus-pakken ændres rapporteringstersklerne, og mange virksomheder ved ikke, om de fremover stadig vil være omfattet af CSRD – hvilket har medført, at projekter er blevet forsinket eller stoppet. Samtidig øges markedspresset, da 74 % af forbrugerne tager bæredygtighed i betragtning ved købsbeslutninger, hvilket tvinger virksomheder til at engagere sig i ESG-aktiviteter på trods af regulatorisk usikkerhed.
Da kun 5 % af virksomhederne har fuldt integreret ESG i deres forretningsstrategi, og data ofte er fragmenterede eller ufuldstændige, mangler grundlaget for pålidelige beslutninger. AI kan lukke dette hul ved automatisk at indsamle, strukturere og analysere ESG-data – og dermed skabe en konsekvent og pålidelig datagrundlag for første gang.
Konica Minoltas AI-baserede løsning ESG AI er udviklet til at støtte virksomheder – også dem, der ikke er underlagt rapporteringskrav – med at komme i gang med ESG. Løsningen automatiserer indsamling, oprydning og strukturering af data langs forsyningskæden og skaber et samlet datagrundlag for CO₂-transparens og risikovurdering. ESG AI gør ESG-rapportering og analyse mere tilgængelig, reducerer manuelt arbejde og giver personer som CFO’er eller ESG-managere mulighed for at fokusere på strategiske handlinger frem for at søge efter data. Målet er at gøre bæredygtighed målbar og give virksomheder et realistisk og omkostningseffektivt udgangspunkt.
Tendens 4: Forebyggende AI-drevet cybersikkerhed
Med følsomme data, der i stigende grad behandles i hybride miljøer, er det blevet essentielt at beskytte data “in use”. Traditionel cybersikkerhed fokuserer på at opdage og reagere på trusler, efter de opstår, men fremtiden kræver en bevægelse mod forebyggende sikkerhed, hvor AI og orkestrering anvendes til at forudse og neutralisere risici, før de opstår. CIO’er må gentænke deres tilgang – fra reaktiv forsvar til at bygge adaptive og modstandsdygtige systemer, der altid ligger foran de udviklende trusler.
Konica Minoltas Workplace Intrusion Patrol leverer Endpoint Detection and Response (EDR) og Extended Detection and Response (XDR) ved hjælp af avancerede AI-algoritmer, samtidig med at løsningen sender realtidsdata til Konica Minoltas analysetjeneste for døgnovervågning, analyse og respons. Fra et printperspektiv leverer bizhub SECURE cloud-baseret MFP-sikkerhedsovervågning og håndhævelse af politikker med realtidsalarmer.
Tendens 5: Øget AI-ansvarlighed
Da AI i 2026 vil få endnu større betydning i virksomheder, øges behovet for ansvarlig brug af disse teknologier. Presset for at sikre, at AI-systemer er fuldt ansvarlige, lever op til strenge etiske standarder og er reelt egnede til deres opgaver, vokser derfor. Ifølge IDC-forskning angiver næsten 30 % af organisationerne sikkerhed, privatliv, governance og compliance som deres største udfordringer i forhold til at skalere AI. Mere end 75 % vurderer transparens som meget eller ekstremt vigtigt, hvilket understreger behovet for forklarbarhed og menneskelig overvågning.
EU’s AI-lov ændrer markant, hvordan organisationer implementerer og styrer AI. Loven indeholder en risikobaseret ramme, der kræver transparens, etiske sikkerhedsforanstaltninger og menneskelig overvågning for AI-systemer, der påvirker EU-borgere. For ledere af den digitale arbejdsplads betyder det, at de skal forstå de nye regler fuldt ud og sikre, at alle AI-værktøjer til rekruttering, performance management eller medarbejderengagement overholder strenge compliance-standarder. Systemer med høj risiko skal kunne revideres, forklares og registreres i en offentlig database – et afgørende skridt mod troværdig og ansvarlig AI.
Konica Minolta forpligter sig til etisk og gennemsigtig AI, der overholder EU AI-loven samtidig med, at innovation fremmes. Virksomheden har udviklet en AI-risikovurdering til evaluering af projekter og er ved at etablere et pan-europæisk Digital Transformation (DX) og AI Steering Committee – understøttet af specialiserede teams såsom det interne DX-promotionsteam, databeskyttelsesafdelingen, People, Organization & Culture-afdelingen samt interne compliance-enheder – for at støtte ansvarlig udvikling, implementering og drift af AI.
AI-drevne løsninger som Workplace Pure (en cloud-baseret platform med AI-drevne dokumentstyringstjenester via browser eller bizhub MFP), Video Solution Services (VSS) (som kombinerer avanceret billedbehandling med AI-analyse for at forbedre sikkerhed og effektivitet i sektorer som produktion, sikkerhed og sundhed) og FORXAI Mirror (som bruger AI til at verificere PPE-overholdelse i realtid og forbedrer arbejdssikkerheden) overholder allerede AI-lovens bestemmelser.
Udover blot at sikre compliance stræber Konica Minolta efter at tage en ledende rolle inden for ansvarlig AI. Ved at integrere disse principper i alle udviklingsfaser sikres ikke blot overholdelse af lovgivningen, men også reel merværdi for kunderne gennem sikre, troværdige og innovative AI-løsninger.